Diese Unsicherheit ist verständlich, aber vermeidbar. Der Kern einer effizienten und reibungslosen Prüfung liegt in der systematischen Vorbereitung der richtigen Dokumente. Eine klare "Checkliste" der zu prüfenden Belege und Bücher ist nicht nur ein Werkzeug für die Prüfer, sondern vor allem ein Fahrplan für das Unternehmen selbst. Sie hilft, Schwachstellen im internen Kontrollsystem frühzeitig zu identifizieren und die Prüfung von vornherein zielgerichtet zu gestalten. In meiner Zeit habe ich erlebt, wie Unternehmen durch chaotische Belegarchivierung wertvolle Prüferzeit – und damit auch Gebühren – verbrennen, und ich habe gesehen, wie gut vorbereitete Mandanten die Prüfung fast wie einen Routine-Check erleben. Der Unterschied liegt im Detail und im Verständnis dafür, was wirklich relevant ist. Dieser Artikel soll Licht ins Dunkel bringen und Ihnen eine fundierte Übersicht geben, die auf praktischer Erfahrung und den Anforderungen der IDW Prüfungsstandards basiert.
Das Herzstück: Die Finanzbuchhaltung
Beginnen wir beim offensichtlichen Kernstück, der Finanzbuchhaltung. Für den Prüfer ist das Hauptbuch (die sogenannte General Ledger) die zentrale Navigationskarte des gesamten Geschäftsjahres. Hier wird jeder einzelne Geschäftsvorfall erfasst und verbucht. Die Prüfung beginnt jedoch nicht erst beim Saldo der Bilanzposten, sondern bei der Vollständigkeit und Richtigkeit der zugrundeliegenden Buchungen. Der Prüfer wird stichprobenartig, aber mit Fokus auf risikobehaftete und wesentliche Bereiche, Buchungen bis zu ihrem Ursprung zurückverfolgen. Das bedeutet: Aus dem Hauptbuch geht er in die Journale (z.B. das Kassenbuch, das Bankbuch, das Debitoren- und Kreditorenjournal) und von dort weiter zum eigentlichen Beleg. Ein häufiger Stolperstein, den ich sehe, sind nicht oder nur lückenhaft verbuchte Rechnungen, besonders gegen Jahresende. Ein klassisches Beispiel aus meiner Praxis: Ein mittelständischer Maschinenbauer hatte eine große, komplexe Reparaturrechnung eines Subunternehmers im Dezember erhalten, sie aber aufgrund von Unklarheiten zur Kostenstelle erst im Januar verbucht. In der Prüfung führte dies zu aufwendigen Adjustierungen der Aufwands- und Verbindlichkeitskonten zum Stichtag. Mein Rat: Sorgen Sie für einen stringenten und zeitnahen Buchungsprozess. Eine lückenlos geführte und zeitgerechte Buchhaltung ist die Grundvoraussetzung für eine effiziente Prüfung und reduziert das Risiko von Fehlern in der GuV und Bilanz erheblich.
Neben der Vollständigkeit prüft der Wirtschaftsprüfer auch die sachliche Richtigkeit der Buchungen. Werden Aufwendungen und Erträge der richtigen Periode zugeordnet (Stichwort: Periodenabgrenzung)? Werden Anschaffungs- und Herstellungskosten von Vermögensgegenständen korrekt ermittelt? Hier fließen oft komplexe Schätzungen und unternehmerische Beurteilungen ein, etwa bei der Abschreibung von Anlagegütern oder der Bewertung von Forderungen. Der Prüfer wird nicht nur die Berechnungen nachvollziehen, sondern auch die Plausibilität der zugrundeliegenden Annahmen hinterfragen. Eine gut dokumentierte und nachvollziehbare Methodik ist hier Gold wert. In einem Fall unterstützten wir einen Mandanten bei der Erstellung eines detaillierten Abschreibungsplans für seine spezifische Produktionsanlage, inklusive der technischen und wirtschaftlichen Nutzungsdauerschätzung eines unabhängigen Ingenieurs. Diese Dokumentation machte die Prüfung dieses Postens zur Formalie.
Der Belegberg: Von Rechnungen bis Verträge
Jede Buchung braucht einen Beleg – das ist der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung. Daher ist die Belegprüfung ein enorm zeitintensiver Teil der Jahresabschlussprüfung. Der Prüfer muss sich vergewissern, dass die verbuchten Geschäftsvorfälle tatsächlich stattgefunden haben, wirtschaftlich sinnvoll sind und rechtlich einwandfrei belegt sind. Konkret bedeutet das: Eingangsrechnungen von Lieferanten, Ausgangsrechnungen an Kunden, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Verträge und vieles mehr stehen auf dem Prüfplan. Besonderes Augenmerk liegt auf hochvolumigen oder hochwertigen Transaktionen, ungewöhnlichen Buchungen (z.B. außerordentliche Aufwendungen) und Transaktionen mit nahestehenden Personen oder Unternehmen.
Ein praktisches Problem, das viele Unternehmen unterschätzen, ist die Archivierung und Auffindbarkeit. Ich erinnere mich an einen Mandanten aus der IT-Branche, der zwar alle Rechnungen digital gescannt hatte, aber ohne ein konsistentes Benennungsschema oder eine klare Ordnerstruktur. Als der Prüfer eine Stichprobe von 50 Rechnungen aus dem vierten Quartal anforderte, brauchte die Buchhaltung zwei volle Tage, um diese zusammenzusuchen – Zeit, die als Prüfungshonorar zu Buche schlug. Die Lösung war die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit klaren Workflows. Ein weiterer kritischer Punkt sind Verträge. Langfristige Miet- oder Leasingverträge, Lizenzvereinbarungen, Kreditverträge mit Covenants oder Garantievereinbarungen haben direkte Auswirkungen auf die Bilanzierung (z.B. auf Leasingverpflichtungen oder Rückstellungen). Der Prüfer wird diese Verträge einsehen, um die korrekte bilanziellen Erfassung zu prüfen. Fehlen wichtige Verträge oder sind Klauseln unklar, kann dies zu erheblichen Bilanzberichtigungen führen.
Vermögen unter der Lupe: Anlagen und Vorräte
Die Prüfung der Vermögenswerte ist ein zentraler Bereich, der oft physische Prüfhandlungen beinhaltet. Bei den Anlagegütern (Maschinen, Fahrzeuge, Gebäude) geht es zunächst um die Existenz und den Zustand. Der Prüfer kann – muss aber nicht immer – eine körperliche Inventur begleiten. Viel wichtiger ist die Prüfung der Anlagendatei (das sogenannte Anlagenverzeichnis). Stimmen die darin erfassten Daten (Anschaffungskosten, Zugangsdatum, Nutzungsdauer, Abschreibungsmethode) mit den tatsächlichen Gegebenheiten und den Buchungen überein? Werden stillgelegte oder veräußerte Anlagen rechtzeitig aus der Buchhaltung ausgeschieden? Ein häufiger Fehler ist das "Vergessen" von bereits abgeschriebenen, aber noch genutzten Anlagen, was das Bild der Vermögensstruktur verzerrt.
Bei den Vorräten (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige/freigegebene Erzeugnisse, Handelswaren) steht die Bewertung im Vordergrund. Das Niederstwertprinzip ist hier der bestimmende Grundsatz. Der Prüfer wird prüfen, ob die Bewertung zum Bilanzstichtag (beispielsweise nach der FIFO- oder Durchschnittsmethode) korrekt durchgeführt wurde und ob erforderliche Wertberichtigungen für veraltete oder beschädigte Ware vorgenommen wurden. Dafür benötigt er nicht nur die Inventurlisten, sondern auch Zugangs- und Abgangsnachweise, Lagerbewegungsdaten und oft interne Berichte zur Lagerbestandsüberalterung. In einem produzierenden Unternehmen, das wir betreuen, wurde die Bewertung der unfertigen Erzeugnisse zum Jahresende immer zum großen Diskussionsthema. Durch die Einführung einer detaillierten, von der Produktionsleitung monatlich bestätigten Fortschrittskalkulation konnten wir die Schätzunsicherheit massiv reduzieren und dem Prüfer eine solide Basis für seine Beurteilung liefern.
Forderungen und Verbindlichkeiten: Die Liquiditätsfrage
Die Positionen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sowie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind nicht nur für die Liquiditätsbeurteilung entscheidend, sondern auch anfällig für Fehler und Unregelmäßigkeiten. Der Prüfer wird hier besonders genau hinschauen. Bei den Forderungen geht es um deren Einbringlichkeit. Er wird die Alterung der offenen Posten (Forderungsalter) analysieren, Mahnverfahren prüfen und sich Einschätzungen des Vertriebs oder Credit Managements zu problematischen Kunden einholen. Die Bildung von Einzelwertberichtigungen oder Pauschalwertberichtigungen muss nachvollziehbar und angemessen sein. Eine pauschale Wertberichtigung von 2% auf alle Forderungen ohne weitere Begründung wird einen kritischen Prüfer nicht zufriedenstellen.
Auf der anderen Seite der Bilanz stehen die Verbindlichkeiten. Hier prüft der Wirtschaftsprüfer die Vollständigkeit. Werden alle Verbindlichkeiten, die zum Stichtag entstanden sind, auch tatsächlich erfasst? Das betrifft insbesondere die sogenannten "Passivierungspflichten" für erhaltene, aber noch nicht erbrachte Leistungen (z.B. Anzahlungen von Kunden) und für Aufwendungen, die im alten Jahr verursacht wurden, deren Rechnung aber erst im neuen Jahr eingeht (sog. transitorische Passivierung). Ein klassisches Beispiel sind an Jahresende geleistete Reparaturarbeiten, deren Rechnung erst im Januar des Folgejahrs gestellt wird. Diese Aufwendung muss bereits im alten Jahr als Verbindlichkeit passiviert werden. Der Prüfer wird hier oft mit einem "Suchen nach fehlenden Rechnungen" nach dem Stichtag beginnen, um genau solche Fälle aufzudecken. Eine gute Praxis ist es, alle wesentlichen Lieferanten- und Dienstleisterkontakte kurz vor Jahresende abzufragen, ob noch Leistungen für das laufende Jahr in Rechnung gestellt werden.
Das Drumherum: Protokolle und Rechtsdokumente
Nicht zu unterschätzen ist die Prüfung der sogenannten "weichen" oder rechtlichen Unterlagen. Dazu gehören in erster Linie die Gesellschafter- und Aufsichtsratsprotokolle. Aus ihnen geht die Willensbildung der Unternehmensführung hervor. Der Prüfer muss prüfen, ob bilanzrelevante Beschlüsse (z.B. Gewinnverwendung, Entlastung der Geschäftsführung, Bewilligung von Investitionen) ordnungsgemäß gefasst und in der Buchhaltung umgesetzt wurden. Auch Hinweise auf laufende oder drohende Rechtsstreitigkeiten, die eine Rückstellungsbildung erforderlich machen könnten, finden sich oft zuerst in diesen Protokollen.
Weiterhin gehören die Satzung bzw. der Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszüge und wichtige behördliche Genehmigungen zum Prüfungsumfang. Änderungen der Kapitalstruktur, der Geschäftsführungsbefugnisse oder des Unternehmensgegenstandes müssen in der Bilanz und im Anhang korrekt ausgewiesen werden. Für ausländische Investoren besonders relevant: Bei Tochtergesellschaften im Ausland wird der Prüfer auch die Konzernrichtlinien und Verrechnungspreisdokumentationen (Transfer Pricing) unter die Lupe nehmen, um die Angemessenheit der konzerninternen Transaktionen zu beurteilen. Ein Mangel hier kann zu steuerlichen Korrekturen und hohen Nachforderungen führen. Meine Erfahrung zeigt, dass viele mittelständische Unternehmen diese "formalen" Dokumente als lästige Pflicht betrachten, doch in der Prüfung erweisen sie sich oft als entscheidend für die Beurteilung der going-concern-Prämisse und der rechtlichen Kontinuität des Unternehmens.
Interne Kontrollen: Der unsichtbare Schlüssel
Moderne Prüfungen gehen weit über die reine Belegprüfung hinaus. Immer stärker rückt das Interne Kontrollsystem (IKS) in den Fokus. Der Prüfer muss sich ein Bild davon machen, ob die Prozesse im Unternehmen so gestaltet sind, dass Fehler und Unregelmäßigkeiten verhindert oder zeitnah entdeckt werden. Er wird daher Prozessbeschreibungen, Organisationshandbücher, Berechtigungskonzepte für IT-Systeme und die Trennung kritischer Funktionen (z.B. Bestellung, Wareneingang, Zahlung) prüfen. Ein schwaches IKS führt dazu, dass der Prüfer sein Prüfungsverfahren ausweiten und mehr Einzelnachweise testen muss, was die Prüfung verteuert und verlängert.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein schnell wachsendes E-Commerce-Ununternehmen hatte keine klaren Prozesse für die Gutschrift von Retouren. Mal wurde sie von der Logistik, mal vom Kundenservice und mal von der Buchhaltung ausgelöst, oft ohne systematische Abstimmung. In der Prüfung führte dies zu erheblichen Differenzen zwischen den gebuchten Umsätzen, den Lagerbestandsbewegungen und den tatsächlichen Zahlungseingängen. Unser Ansatz war nicht, jeden einzelnen Retourenbeleg nachzuarbeiten, sondern gemeinsam mit dem Mandanten einen standardisierten Retourenprozess mit klar definierten Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zu implementieren. In der Folgeprüfung konnte sich der Prüfer auf die Wirksamkeit dieses neuen Kontrollsystems konzentrieren und die substanzielle Prüfung deutlich reduzieren. Ein starkes IKS ist daher die beste Vorbereitung auf eine effiziente und kostengünstige Jahresabschlussprüfung.
## Zusammenfassung und AusblickWie Sie sehen, ist die "Liste der zu prüfenden Belege und Bücher" kein starres Dogma, sondern ein dynamisches Konstrukt, das sich aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und den spezifischen Risiken des Unternehmens ableitet. Sie umfasst von den harten Zahlen der Buchhaltung über die physische Existenz von Vermögen bis hin zu den weichen Faktoren der Protokolle und internen Kontrollen ein breites Spektrum. Der gemeinsame Nenner aller geprüften Unterlagen ist ihre Relevanz für die Darstellung eines den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage.
Die Bedeutung einer systematischen Vorbereitung dieser Unterlagen kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Sie ist kein Akt der Unterwerfung unter den Prüfer, sondern ein aktives Qualitätsmanagement des eigenen Finanzreportings. Sie reduziert Prüfungskosten, vermeidet böse Überraschungen und stärkt die Glaubwürdigkeit gegenüber Kapitalgebern, Geschäftspartnern und dem Markt. Meine Empfehlung an Sie als Investor oder Verantwortlichen ist: Begreifen Sie die Prüfungsvorbereitung nicht als jährlichen Ausnahmezustand, sondern als kontinuierlichen Prozess. Implementieren Sie robuste Prozesse für die Belegverwaltung, dokumentieren Sie Schätzungen und Beurteilungen sorgfältig und pflegen Sie Ihr internes Kontrollsystem.
In Zukunft werden digitale Themen die Prüfungslandschaft weiter verändern. Die Prüfung von Blockchain-Transaktionen, die Analyse kompletter Datensätze (Stichwort: Data Analytics) anstelle von Stichproben und die Beurteilung von IT-Sicherheitsrisiken werden an Bedeutung gewinnen. Die grundlegende Frage des Prüfers – "Kann ich diesem Abschluss vertrauen?" – bleibt jedoch dieselbe. Und das Vertrauen beginnt mit einer lückenlosen, nachvollziehbaren und gut organisierten Dokumentation. Wer hier heute investiert, ist für die Prüfungen von morgen bestens aufgestellt.
--- ## Einschätzung der Jiaxi SteuerberatungAus unserer langjährigen Praxis bei Jiaxi Steuerberatung lässt sich festhalten: Die von Wirtschaftsprüfern geforderte Beleg- und Buchliste ist der praktische Spiegel der gesetzlichen und
